CRM là gì – Suitecrm là gì? – Hướng dẫn cài đặt và sử dụng Suite CRM cơ bản
Hướng dẫn cho người mới bắt đầu
Bởi: Minh Trần | Cập nhật lần cuối: Ngày 7 tháng 6 năm 2020
Khái niệm cơ bản về CRM - SuiteCRM
Trước khi chúng ta đi sâu vào các kỹ thuật và khía cạnh cụ thể về cách sử dụng SuiteCRM hãy tìm hiểu qua khái niệm của nó đã nhé!
Phần mềm CRM là gì?
Phần mềm Quản lý quan hệ với khách hàng ( CRM ) là cách tiếp cận để quản lý sự tương tác của công ty với khách hàng hiện tại và tiềm năng . Phần mềm CRM phân tích dữ liệu về lịch sử của khách hàng với một công ty để cải thiện mối quan hệ với khách hàng, đặc biệt tập trung vào việc giữ chân khách hàng, tối đa hóa giá trị vòng đời khách hàng (Customer Life Cycle) và cuối cùng thúc đẩy tăng trưởng doanh số cho công ty
Một khía cạnh quan trọng của phần mềm CRM là các hệ thống CRM có thể chứa dữ liệu từ một loạt các kênh truyền thông khác nhau, bao gồm trang web của công ty, điện thoại, email, trò chuyện trực tiếp, tài liệu tiếp thị và gần đây là phương tiện truyền thông xã hội. Thông qua phần mềm CRM các doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm về khách hàng của họ giúp sáng tạo ra cách phục vụ tốt nhất cho nhu cầu của họ.
Suitecrm là gì?
SuiteCRM là một ứng dụng Quản lý quan hệ khách hàng mã nguồn mở miễn phí. Suitecrm thường được sử dụng thay thế cho phần mềm CRM độc quyền từ các tập đoàn lớn như Salesforce và các ứng dụng Microsoft Dynamics CRM. SuiteCRM là phần mềm thứ 3 của hệ thống quản lý quan hệ khách hàng phổ biến từ SugarCRM. Bài viết dưới đây webaffiliatevn.com sẽ tổng hợp lại cách cài đặt một số chức năng cơ bản mà mình còn nhớ trong quá trình làm đồ án ở trường!
Nguồn Wikipedia.
Hướng dẫn cài đặt suite CRM
- Bước 1 : truy cập vào trang chủ https://suitecrm.com/ , click vào nút Download góc trái màn hình
- Bước 2 : Chọn phiên bản mình muốn download
- Bước 3 : Tải và cài đặt Xampp tại link :
https://www.apachefriends.org/download.html
- Bước 4 : Copy files của Suitecrm đã tải vào thư mục xampp/docs và giải nén
- Bước 5 : Bật xampp-control.exe và đây là giao diện
- Bước 6 : Start Apache và MySQL , sẽ hiện lên localhost của Suitecrm
Việt hóa SuiteCRM
Việt hóa là nhu cầu tất yếu khi bạn sử dụng bất kì phần mềm mã nguồn mở nào vì không phải bạn nào cũng pro English, nên mình làm mục này đầu tiên nhé!.
Bước 1: Bạn vào Admin, chon tiếp module loader
Bước 2: Tải file tiếng việt của suitecrm tại đậy
Bước 3: Upload file vừa tải!
Sau đó nhấn install.
Nhấn tiếp commit,
Bước 4: Đi đến Admin => Repair => Quick Repair and Rebuild.
Bước 5: Logout
Bước 6: Đăng nhập lại và chon tiếng việt
Bước 7: Đã hoàn thành mục việt hóa trong đồ án CRM, không biết đúng không,
PS: Nhiều bạn bảo là phải chỉnh code . Mình Chỉnh một hồi hư cả mã nguồn phải ngồi cài lại từ đầu :)(, nên mình làm cách này cho lành ^^.
Phân quyền trong suiteCRM
Bất kì một hệ thống CRM hay hệ quản trị nào khác cần có chức năng phân quyền bởi lẽ một hệ thống thì nhiều người dùng chứ không thể nào mà một người có thể tự vận hành một hệ thống cả. Đối với hệ thống SuiteCRM người dùng có thể là Marketing Executive, Sale Exucutive, nhân viên, giám đốc… Một nhân viên thì không thể nào truy cập những mục của giám đốc để thấy những thông tin mật của công ty được, phải không nào?
Video demo : https://youtu.be/7jVsIKoND-8
Ví dụ:
Một công ty sử dụng CRM có yêu cầu phân quyền như sau:
– Giám đốc: có thể tương tác với toàn bộ dữ liệu
– Trưởng phòng có thể xem, thêm, xóa, sửa toàn dữ liệu của phòng ban mình quản lý
Phân quyền truy cập:
- Trưởng phòng sale: chỉ thấy những mục như Lead, account, contact, opportunities…
- Trưởng phòng marketing: chỉ thấy những mục như campain,, target, target list, …
- Trưởng phòng CSKH: chỉ thấy những mục như meeting, leads, account…
– Nhân viên: chỉ có thế tác động đến dữ liệu của chính mình
Let go…
Bước 1: Dĩ nhiên là đăng nhập vào SuiteCRM ^^.
Bước 2: Bạn vào SuiteCRM => Chọn Admin => User Management.
Bước 3: Tiến hành tạo thông tin user bằng cách chọn Create New User, sau đó nhập thông tin user cần tạo như hình.
Sau khi nhập thông tin xong bạn thiết lập tài khoản cho user. Ta chọn password => nhập password => Sau đó chọn Save.
Thực hiện tương tự cho những user khác, sau khi tạo xong ta được danh sách users như hình.
Bước 4:
Ta tiến hành phân quyền cho những user vừa tạo ở trên.
Đầu tiên bạn phân quyền cho Giám đốc.
Bạn chọn Role Management => Chọn Create Role => Nhập thông tin(Name, Description) và thiết lập quyền cho Giám đốc. Vì Giám đốc được quyền thấy toàn bộ dữ liệu nên ta thiết lập “All” cho tất cả các mục.
Tương tự ta thực hiện cho Trưởng phòng Sales, Trưởng phòng Marketing, Trưởng phòng CSKH, nhưng đối với các trưởng phòng họ chỉ thấy được dữ liệu phòng ban của họ và phân quyền thêm, sữa, xóa là group để có thể sữa chữa dữ liệu phòng ban mình.
Đối với trưởng phòng ta thiết lập phân quyền dữ liệu (view), phân quyền thao tác (thêm, sửa, xóa) là “group” để chỉ có thể xem, sửa dữ liệu của phòng ban mình.
Phân quyền truy cập:
+Trưởng phòng sales: chỉ thấy những mục như Lead, account, contact, oppotunities…
Đối với Trưởng phòng marketing chỉ thấy những mục như campain, target, target list,…
Tương tự ta tiến hành phân quyền cho nhân viên sale và nhân viên marketing như kịch bản
Đối với nhân viên, phân quyền access tương tự trưởng phòng, nhưng phân quyền thao tác (xem, xóa, sửa) è set owner: chỉ được sửa dữ liệu do mình quản lí.
Bước 5: Ta thực hiện phân nhóm
Ta chọn Security Groups => Create a Security Groups => Nhập thông tin group cần tạo => Gán user cho Group.
Sau đó ta sẽ ta gán chức vụ cho các thành viên trong gruop vừa tạo.
Các group khác thực hiện tương tự.
Bước 6: Kết quả thu được khi phân quyền, phân nhóm
Đừng quên rằng phần quyển là một chức năng rất phức tạp trong CRM, phía trên chỉ là một kịch bản cơ bản. Mỗi người sẽ có cách sáng tạo kịch bản khác nhau.
Cài đặt pipeline stages (sales stages)
Quy trình bán hàng – Sale Pipeline là một chuỗi các hành động cụ thể mà một đại diện bán hàng cần phải thực hiện. Để chuyển một đối tượng từ dạng cơ hội khách hàng (Lead) tiềm năng trở thành khách hàng trung thành.
Đường ống bán hàng cho bạn biết số lượng giao dịch mà nhân viên bán hàng dự kiến sẽ kết thúc trong một tuần, tháng hoặc năm và mức độ chuyển đổi khách hàng dự kiến trong tương lai gần, giúp các nhà quản lý dễ dàng nắm bắt các con số doanh thu dự kiến.
Sales Pipeline là quy trình bán hàng
Link demo: https://youtu.be/b7wjCd_LSP0
Bước 1: Vào Admin => Chọn Studio
Bước 2: Tiếp theo chọn Opportunities => chọn sales_stage => chọn EDIT.
Bước 3: Ta tiến hành nhập Item Name và Display Label.
Bước 4: Ta tiến hành kiểm tra. Bằng cách tạo một cơ hội => Kết quả cho thấy mục Giai đoạn bán hàng đã có thêm (tư vấn , dùng thử, nhận phản hồi, chốt sale, hủy đơn hàng).
Khi thêm Dashlets đường ống báo cáo doanh thu theo giai đoạn bán hàng, ta thấy các giai đoạn vừa thêm vào đã xuất hiện.
Hãy nhớ rằng mỗi đề tài sẽ có kịch bản sale pineline khác nhau được phát triển dựa trên 7 giai đoạn bán hàng cơ bản của bất kỳ doanh nghiệp nhỏ nào là: Tìm kiếm khách hàng => Lên lịch hẹn => Tư vấn giải pháp => Giao dịch đủ điều kiện => Báo giá => Đàm phán, thảo thuận => Lượm tiền.
Hướng dẫn cơ bản gởi mail tự động suiteCRM
Hiện nay trên thế giới và ở Việt Nam đã có nhiều doanh nghiệp áp dụng các công cụ Email Marketing chuyên nghiệp, ví dụ như iContact, MailChimp, Benchmark Email…Tuy nhiên, ngoài các chức năng gửi email rất chuyên nghiệp thì nhược điểm của các công cụ này là không gắn kết được với bộ phận bán hàng hoặc chăm sóc khách hàng để tạo thành 1 quy trình tiếp cận – chăm sóc – bán hàng – hậu bán hàng một cách khép kín. Hoạt động marketing trên các công cụ trên mang tính chất rời rạc, tự phát là chủ yếu.
Về điểm yếu này của các công cụ trên thì SuiteCRM làm rất tốt. Email Marketing Campaign trên SuiteCRM sẽ gắn kết với quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng để tạo thành 1 quy trình khép kín: từ thu hút – tiếp cận – chăm sóc – bán hàng – hậu bán hàng.
Bước 1: Vào MARKETING => Mục tiêu – danh sách
Sau đó sẽ hiện lên một loạt danh sách các đối tượng mà ta cần thực hiện (dữ liệu được chuẩn bị trước).
Bước 2: Chọn Tạo danh sách đối tượng => Sau đó tiến hành nhập dữ liệu (Tên, Loại, Mô tả) => Lưu.
Tiếp theo ta tạo Đầu mối => Chọn người gửi và người nhận.
Bước 3: Sau khi tạo ‘đầu mối’ xong ta bắt đầu tạo chiến dịch.
Bước 4: Nhập thông tin chiến dịch cần thực hiện
Bước 5: Chọn tên chiến dịch (dữ liệu chuẩn bị trước).
Bước 6: Chọn mẫu email cần thực hiện.
Bước 7: Ta nhập tên email, cài đặt ngày và thiết lập giờ cho email gửi đi.
Bước 8: Chon Gửi email theo lịch trình à Kết thúc chiến dịch.
Email khách hàng nhận được khi chiến dịch gửi đến.
Fix lỗi Inbound Email cannot function without the IMAP c-client libraries enabled/compiled SuiteCRM trên xampp.
Khi tạo một chiến dịch tiếp thị trong SuiteCRM, tôi gặp vấn đề với IMAP – PHP trên máy chủ web của mình: “Inbound Email cannot function without the IMAP c-client libraries enabled/compiled“. Cách sửa lỗi này rất đơn giản mà lúc bị lỗi mình mò vài tiếng mới ra :))
Giờ chia sẻ lại để các bạn đỡ mất thời gian.
Đầu tiên các bạn mở file php.ini trong xampp.
Trong file php.ini các bạn Ctrl + F , tìm khóa : “php_imap” , rồi bỏ dấu “;” đang gét trước dòng đó là xong @@@, mất cả tiếng mới mò dc cái lỗi này.
Chúc bạn thành công!!
Tạo phễu Opt-in thu thập lead từ website vào hệ thống SuiteCRM
Phễu Opt-in là phễu mở đầu trong 5 phễu của dân kinh doanh, nó giúp chúng ta có được một danh sách khách hàng chất lượng bởi chỉ có những người có nhu cầu thực sự đối với sản phẩm, dịch vụ thì họ mới điền vào form này. Để có được danh sách hàng triệu email khách hàng hàng thì rất dễ trên mạng có rất nhiều. Nhưng nếu bạn muốn có một danh sách các khách hàng thực sự tiềm năng thì việc biết cách tạo form opt-in lọc khách hàng tiềm năng đưa vào hệ thống CRM để chăm sóc là điều cần thiết.
Các bạn có thể dễ thấy mấy cái form này khi vào một web nào đó. Ví dụ đây là một phễu opt-in mình đã tạo bằng Getrespone để chăm sóc khách hàng bằng hệ thống online marketing automation.
Nói cho đơn giản thì nó thực chất là cái form để xin thông tin của khách hàng như Tên, email… để mình có được danh sách khách hàng tiềm năng từ đó xây dựng nên hệ thống tự động hóa các quy trình marketing, sale, chăm sóc khách hàng…Nếu bạn xây dựng được hệ thống này một cách tối ưu và hiệu quả thì bạn chẳng cần mất tí thời gian nào để chăm sóc khách hàng, thậm chí bạn cũng chẳng biết họ là ai nhưng họ vẫn tự chui vào ma trận mình đã vẽ ra sẵn và mua hàng thôi bởi vì tất cả việc marketing, chăm sóc khách hàng đã được hệ thống nó tự động làm :). Trong hướng dẫn, mình tạo form kết nối lead từ website vào hệ thống SuiteCrm. Trong mấy cái phần mềm email marketing như mailchimp, getrespone… cũng có tạo form được nha.
Bước 1: Chọn Marketing => Campaigns
Bước 2: Ta tiến hành tạo form . Bằng cách chọn Create Person Form => Kéo thả dữ liệu cần tạo from > Sau đó nhấn NEXT
Bước 3: Nhập thông tin về tên form, mô tả form, chọn tên chiến dịch… => Chọn GENERATE FORM
Ta được FORM Đăng kí nhận bản tin
Bước 4: Sau khi tạo form xong ta được một mã code HTML.
Tiếp theo, ta tiến hành copy toàn bộ mã code HTML của SuiteCRM vào trang web của mình => Chọn Save changes => Chọn Update.
Bước 5: Ta reload lại Trang Web của mình và được kết quả như hình.
Ok vậy xong một mục nữa trong đồ án nha ^^.
Custom 3 Báo Cáo
Báo cáo 1: Báo cáo hiệu suất cuộc gọi của nhân viên CSKH
Cấu hình:
Chỉnh mục Conditions để lọc các nhân viên CSKH
Bạn có thể thiết lập Chart để có báo cáo trực quan hơn
Kết quả:.
Báo cáo 2: Báo cáo từng giai đoạn bán hàng đang có những cơ hội nào theo một nguồn lead chỉ định.
Cấu hình:
Thiết lập mục Condition
-dòng 1 ý nghĩa là loại trừ giai đoạn “prospecting” ra khỏi báo cáo (cái này mình màu mè tí cho vui không có cũng sao ^^)
-dòng 2 ý là để chọn nguồn lead chỉ định
Kết quả:
Báo cáo 3: Báo cáo Thống kê doanh thu theo khách hàng
Cấu hình:
Kết quả:
Done… Hoàn thành 1 tiêu chí nữa trong đồ án
Marketing automation - Getrespone - SuiteCRM
Marketing automation (Tự động hoá tiếp thị) là hợp lý hóa các hoạt động tiếp thị và bán hàng bằng cách thay thế các quy trình thủ công liên tục, lặp đi lặp lại bằng các giải pháp tự động. Tự động hoá tiếp thị giúp những công việc lập đi lập lại có thể được xử lý nhanh chóng hơn, giảm thiểu sai sót và tăng trải nghiệm khách hàng
