ERP là gì? Triển khai ERP cho một dự án thực tế trông như thế nào?

Hướng dẫn cho người mới bắt đầu tìm hiểu về ERP

Bởi: Admin Webaffiliatevn.com| Cập nhật lần cuối: Ngày 1 tháng 1 năm 2021

Giới thiệu dự án và những thuật ngữ cơ bản trong ERP

Trước khi chúng ta đi sâu vào các quy trình cụ thể của một hệ thống ERP , hãy xem qua thông tin cơ bản của dự án và những thuật ngữ cơ bản.

Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp” cho công ty “ Nội thất Thịnh Vượng” thực hiện trên hệ thống Odoo.

1.1 Từ ngữ viết tắt và thuật ngữ

Từ viết tắt Diễn giải
CRM Customer Relationship Management
K/H Khách hàng.
NCC Nhà cung cấp.
SP Sản phẩm
ERP Enterprise Resource Planning
BPMN Business Process Model and Notation

1.2 Tổng quan dự án công ty nội thất thịnh vượng

Nội thất Thịnh Vượng là một doanh nghiệp tư nhân, chuyên cung cấp các sản phẩm nội thất bằng gỗ cho gia đình, cá nhân và doanh nghiệp. Hiện tại chúng tôi triển khai nghiệp vụ của doanh nghiệp này trên hệ thống Odoo.

Mục tiêu dự án:

  • Hướng tới triển khai được nghiệp vụ doanh nghiệp trên một hệ thống, cụ thể là hệ thống Odoo.
  • Hiểu được cách hoạt động và nghiệp vụ doanh nghiệp.

Phạm vi dự án:

  • Hệ thống ERP (Odoo).
  • Các doanh nghiệp kinh doanh nội thất

Giới thiệu tổng quan về ERP và nền tảng triển khai ODOO

Trong chương thứ 2 của hướng dẫn ERP cơ bản này, bạn sẽ được tìm hiểu về lý thuyết tổng quan của ERP và nền tảng để triển khai dự án ERP cho công ty nội thất thịnh vượng là ODOO

Giới thiệu ERP?

Đặc điểm chính của ERP

Trong thuật ngữ ERP, hai chữ R và P đã thể hiện hầu như trọn vẹn ý nghĩa của giải pháp quản trị doanh nghiệp mới này.

R: Resource (Tài nguyên): Trong kinh doanh, resource là nguồn lực nói chung bao gồm cả tài chính, nhân lực và công nghệ. Tuy nhiên, trong ERP, resource còn có nghĩa là tài nguyên. Việc ứng dụng ERP vào hoạt động quản trị công ty đòi hỏi chúng ta phải biến nguồn lực này thành tài nguyên. Cụ thể là chúng ta phải:

  • Làm cho mọi phòng ban đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho công ty.
  • Hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận sao cho giữa các bộ phận luôn có sự phối hợp nhịp nhàng.
  • Thiết lập các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất.
  • Luôn cập nhật thông tin một cách chính xác, kịp thời về tình trạng nguồn lực của công ty.
  • Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, chúng ta phải trải qua một thời kỳ “lột xác”, nghĩa là cần thay đổi văn hóa kinh doanh cả bên trong và ngoài công ty.

P: Planning (Hoạch định): Planning là khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh doanh. Điều cần quan tâm ở đây là hệ ERP hỗ trợ công ty lên kế hoạch ra sao?

  • Trước hết, ERP tính toán và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất/kinh doanh của công ty. Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tính toán chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng… Cách làm này cho phép công ty luôn có đủ vật tư sản xuất, mà vẫn không để lượng tồn kho quá lớn gây đọng vốn.
  • Hệ thống giải pháp ERP còn là công cụ hỗ trợ trong việc lên kế hoạch cho các nội dung công việc, nghiệp vụ cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh, chẳng hạn như hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các hình thức mua hàng, hỗ trợ tính toán ra phương án mua nguyên liệu, tính được mô hình sản xuất tối ưu… Đây là biện pháp giúp bạn giảm thiểu sai sót trong các xử lý nghiệp vụ. Hơn nữa, ERP tạo ra mối liên kết văn phòng công ty – đơn vị thành viên, phòng ban – phòng ban và trong nội bộ các phòng ban, hình thành nên các quy trình xử lý nghiệp vụ mà mọi nhân viên trong công ty phải tuân theo.
  • Triển khai ERP là quá trình tin học hóa toàn diện các hoạt động của doanh nghiệp dựa trên các qui trình quản lý tiên tiến. Mọi hoạt động của doanh nghiệp sẽ do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các qui trình xử lý một cách tự động hoá, giúp cho các doanh nghiệp quản lý các hoạt động then chốt, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng,… Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch.

Tác động của ERP

  • Hoàn thành công việc

Theo dõi nhanh hơn từ sản xuất đến người dùng cuối là một lợi thế chung nhất của hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Ví dụ, hãng máy tính Dell sử dụng một hệ thống đặt hàng trực tuyến cho các các máy tính tùy chỉnh của nó.

Sử dụng ERP, những khách hàng có thể đặt một đơn hàng và thanh toán cho từng mặt hàng, sau đó từng đơn hàng sẽ được chuyển sang sản xuất ngay lập tức, nơi mà máy tính được lắp ráp và giao hàng. Đây là một bằng chuyền liền mạch giống như đường ray gồm ít cá nhân và hệ thống đặt hàng mà tất cả các phòng ban đều có quyền truy cập.

  • Rào cản giao tiếp

Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp phá vỡ những rào cản truyền thống giữa các phòng ban trong một tổ chức. Ví dụ, phòng bán hàng đã từng là một tổ chức thu nhỏ, mua hàng là khác và giao hàng và nhận hàng cũng là một bên thứ ba. Bằng việc sử dụng một phần mềm chung, những rào cản đối với giao tiếp và phân phối sản phẩm bị loại bỏ. Mỗi tiểu mục của tổ chức hoạt động như là một tập thể với ngôn ngữ chung của ERP.

  • Chi phí nguồn lực

Một ảnh hưởng cuối cùng của ERP trong hầu hết các tổ chức là một sự suy giảm ròng về chi phí nguồn lực được sử dụng, cũng như chi phí quản lý dữ liệu được sử dụng để làm cho công ty hoạt động.

Với một hệ thống quản lý duy nhất, có ít thực hành quản lý cụ thể hơn phải được duy trì, vì thế một kỹ thuật viên máy tính có thể duy trì tất cả phần mềm của công ty mà không cần phải được đào tạo trong 8 gói phần mềm khách nhau. Ngoài ra, mức tiêu thụ điện năng cũng giảm do các hệ thống ERP thường dựa trên máy chủ hoặc thậm chí được duy trì từ bên ngoài bởi một bên thứ ba.

Tóm lược

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (hoặc: ERP) là các ứng dụng máy tính có hai đặc điểm quan trọng: tích hợp dữ liệu và hỗ trợ cho các quy trình thực hành tốt nhất.

ERP là một khái niệm trưởng thành: nó đã ở đó hơn bốn mươi năm. Hệ thống ERP đã được nhiều tổ chức triển khai, ban đầu chủ yếu bởi các công ty đa quốc gia lớn, sau đó cũng bởi các tổ chức chính phủ và ngày nay trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Các tổ chức triển khai ERP hy vọng rằng đặc tính tích hợp dữ liệu sẽ cải thiện chất lượng quyết định của họ cũng như tăng hiệu quả của họ. Bằng cách sử dụng các quy trình được hỗ trợ bởi ERP, các tổ chức muốn tăng tốc quy trình của họ và cải thiện chất lượng của các quy trình đó. Bằng cách này, họ hy vọng rằng ERP sẽ cải thiện sự hài lòng của khách hàng và đồng thời giảm nhu cầu vốn lưu động.

Trong thực tế, ERP đòi hỏi các khoản đầu tư ban đầu lớn và việc triển khai ERP cần có thời gian đáng kể.

Giới thiệu nền tảng triển khai Odoo

Giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp hiện nay đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng để quản trị hiệu quả các nguồn lực. Phần mềm Odoo là một trong các nền tảng quản trị doanh nghiệp mã nguồn mở tốt nhất hiện nay.

Odoo là một phần mềm quản trị doanh nghiệp mã nguồn mở được phát triển bởi Fabien Pinckaers cùng cộng sự, được biết đến nhiều hơn với tên gọi OpenERP và trước đó là TinyERP, từ phiên bản 8.0 trở đi OpenERP được đổi tên thành Odoo.Mô tả bài toán ứng dụng ERP

Thị trường đồ nội thất luôn luôn náo nhiệt vào những tháng cuối năm. Đây được xem là thời điểm vàng cho cả người kinh doanh lẫn khách hàng muốn mua đồ nội thất để trưng bày ăn tết khi mà những chương trình ưu đãi liên tục được tung ra, nhờ đó số lượng bán ra được tăng lên

Không chỉ gia tăng các chương trình ưu đãi để thúc đẩy việc bán hàng mà để đáp ứng được sự sôi động của thị trường. Khi cạnh tranh gia tăng thì các công ty/cửa hàng nội thất phải tối ưu hơn nữa hoạt động của mình. Áp dụng phần mềm vào hoạt động sản xuất kinh doanh chính là một trong những giải pháp được các công ty/cửa hàng áp dụng.

Do đó, các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực này cũng có các đặc thù quản lý riêng, quy trình vận hành khác biệt trong mọi nghiệp vụ so với các doanh nghiệp khác, sản xuất các sản phẩm khác. Vậy nên chúng ta cần áp dụng các phần mềm quản lý doanh nghiệp như ERP.

Một trong những yếu tố quan trọng nhất, Content chất lượng cho người dùng và Hồ sơ backlink dựa trên số lượng và chất lượng của các Backlink dẫn đến một trang web. Trong khi content là phục vụ người dùng và níu giữ người dùng trên trang web của bạn. Còn backlink cho biết độ uy tín và thẩm quyền của một trang web. Mỗi backlink về cơ bản là một sự tương tác, phiếu bầu cho trang web của bạn. 

 Điều tốt là có nhiều cách để phát hiện và phân tích tác động của những kết quả nâng cao này. 

Quy trình mua hàng (Purchase Process)

Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hóa, là quan hệ trao đổi giữa người mua và người bán về giá trị hàng hóa thông qua quan hệ thanh toán tiền hàng, là quá trình vốn được chuyển hóa từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hóa – doanh nghiệp nắm quyền sở hữu về hàng hóa, mất quyền sở hữu về tiền hoặc có trách nhiệm thanh toán tiền cho nhà cung cấp.

Mỗi doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh khác nhau sẽ có quy trình mua hàng khác nhau, nhưng về cơ bản quy trình mua hàng của các công ty thường theo các bước sau:

3.1 – Quy trình tổng quan 

3.1.1 – BPMN

 

 3.1.2 Đặc tả

STT

Đối Tượng Thực Hiện

Hành Động

Diễn Giải

1

Nhân viên mua hàng

Yêu cầu báo giá

Nhân viên mua hàng sẽ gửi yêu cầu báo giá đến nhà cung cấp

2

Nhà cung cấp

Lập báo giá

Sau khi nhận yêu cầu báo giá từ người mua hàng. Nhà cung cấp tiến hành lập bảng báo giá và gửi lại cho người mua hàng.

3

Nhân viên mua hàng

Lập đơn mua hàng

Khi nhận bảng báo giá, nhân viên tiến hành lập đơn mua hàng và gửi lại cho nhà cung cấp

4

Nhà cung cấp

Gửi hàng và hóa đơn

Khi nhận được đơn đặt hàng từ người mua hàng, nhà cung cấp tiến hành gửi các sản phẩm mà người mua yêu cầu cũng như hóa đơn kèm theo

5

Nhân viên mua hàng

Nhận hàng và hóa đơn

Khi nhận được hàng nhân viên sẽ yêu cầu nhân viên kho tiến hành kiểm tra hàng

6

Nhân viên kho

Kiểm tra hàng

Khi có yêu cầu kiểm tra hàng, nhân viên kho tiến hành kiểm tra và tiến hành mua hàng, và gửi hóa đơn các hàng chấp nhận mua cho bộ phận kế toán

7

Kế toán

Thanh toán và xuất hóa đơn

Sau khi nhận được hóa đơn mua hàng. Kế toán thanh toán tiền cho nhà cung cấp và xuất hóa đơn lưu vào hồ sơ

 

tìm hiểu erp

3.1.3 – Minh họa trên Odoo

Tạo nhà cung cấp

(1) Vào menu Mua hàng

(2) Click vào nhà cung cấp

(3) Click vào nút Tạo

(4) Chọn nhà cung cấp là công ty

(5) Nhập tên nhà cung cấp

(6) Nhập các thông tin cần thiết liên quan đến nhà cung cấp

(7) Nhập đầy đủ tài khoản ngân hàng và bút toán kế toán của nhà cung cấp

(8) Click vào nút Lưu để hoàn thành

Tạo yêu cầu báo giá

(9) Chọn menu Đơn hàng và click vào Đơn mua hàng

(10) Click vào nút Tạo

(11) Click tiếp vào nút Tạo

(12) Điền đầy đủ thông tin của yêu cầu báo giá

(13) Chọn sản phẩm cần mua

(14) Click vào nút Xác nhận đơn hàng

(15) Click tiếp vào nút Nhận sản phẩm

Tạo đơn mua hàng

(16) Click vào nút Tạo hóa đơn để tạo đơn mua hàng

(17) Điền đầy đủ thông tin đơn mua hàng

(18) Click vào nút Vào sổ

(19) Hiện chữ “Đã thanh toán” là đơn hàng đã được thanh toán

(20) Click vào nút Lưu để lưu hóa đơn

(21) Thêm các thông tin cho sản phẩm mới được mua

(22) Click nút Lưu để hoàn thành

3.2 Quy trình xử lí công nợ NCC

3.2.1 BPMN

3.2.2 Đặc tả

STTĐối Tượng Thực HiệnHành ĐộngDiễn Giải
1Kế toán viênTạo debit noteBắt đầu quy trình khi kế toán viên thực hiện việc tạo Debit Note để gửi tới nhà cung cấp
2Kế toán viênGửi yêu cầu xử lí công nợ nhà cung cấpTiến hành gửi yêu cầu xử lí công nợ nhà cung cấp đến đối tượng người bán
3Nhà cung cấpTiếp nhận công nợ khách hàng.Nhà cung cấp tiếp nhận yêu cầu công nợ từ khách hàng
4Nhà cung cấpKiểm tra thông tinThực hiện giai đoạn kiểm tra, xác thực thông tin được gửi từ phía bản thân doanh nghiệp mua hàng
5Nhà cung cấpTạo Credit NoteTrong trường hợp thông tin đúng quy chuẩn, tiến hành tạo credit note và cập nhật lên hệ thống. Đồng thời gửi đến cho phía khách hàng
6Nhà cung cấpĐính chính thông tinTrong trường hợp thông tin sai lệch, có nhầm lẫn, phản hồi nhanh chóng tới doanh nghiệp mua hàng
7Kế toán viênTiếp nhận phản hồiTiếp nhận phản hồi từ nhà cung cấp và có phương pháp giải quyết phù hợp
8Kế toán viênGửi trả hàng hóaTiến hành làm thủ tục gửi trả hàng hóa, cập nhật lên hệ thống Odoo trong trường hợp thông tin đã được xác thực hợp lệ bởi nhà cung cấp sản phẩm
9Nhà cung cấpNhận lại sản phẩmThực thi công tác nhận lại sản phẩm lỗi, không đúng quy chuẩn từ đối tác
10Nhà cung cấpHoàn tiềnTiến hành hoàn lại tiền cho người mua khi sản phẩm lỗi đã được nhận
11Kế toán viênNhận tiền hoànTiếp nhận tiền hoàn trả được gửi bởi nhà cung cấp và kết thúc quy trình

3.2.3 Minh họa

  • (1) Vào module “Mua Hàng”
  • (2) Di chuyển đến thẻ “Đơn hàng”
  • (3) Chọn mục “Đơn mua hàng”

  • (4) Chọn đơn hàng cần xử lí công nợ.

  • (5) Trong chuyên mục Đơn mua hàng tương ứng nhấn nút “Công nợ nhà cung cấp”

  • (6) Trong giao trang hiện lên sau đó, chọn mục “Thêm Công Nợ Âm”

  • (7) Xuất hiên cửa sổ “Công nợ âm”
  • (8) Cung cấp các trường thông tin “Lý do”, “Ngày hoàn tiền”, “Chỉ định nhật ký dùng”
  • (9) Nhấn nút “Đảo Ngược” để hoàn tất giai đoạn.

  • (10) Kiểm tra lại thông tin của mẫu hoàn tiền.
  • (11) Tiến hành nhập sổ bằng nút “Vào sổ”

  • (12) Nhấn chọn “Ghi Nhận Thanh Toán” để tiến hành ghi nhận công nợ.

  • (13) Xuất hiện cửa sổ “Ghi nhận thanh toán”
  • (14) Điền các thông tin cần thiết như “Sổ nhật Ký” và “Phương thức thanh toán”,..vv
  • (15) Để hoàn tất giai đoạn nhấn chọn “Xác Nhận”

  • (16) Sau cùng cho ra kết quả Công nợ âm đã được xử lý.

3.3 Quy trình nhập kho

3.3.1 BPMN

3.3.2 Đặc tả

STTĐối Tượng Thực HiệnHành ĐộngDiễn Giải
1Nhân viênYêu cầu nhập khoSau khi mua hàng từ nhà cung cấp nhân viên sẽ tiến hành yêu cầu nhập kho.
2Bộ phận khoLập phiếu nhập khoSau khi nhân yêu cầu nhập kho từ nhân viên thì bộ phận kho lập phiếu nhập kho
3Nhân viêNhận phiếu nhập kho và chuyển hàng hóa đến khoSau khi nhận phiếu nhập kho thì nhân viên sẽ tiến hành vận chuyển hàng hóa đến kho để tiến hành nhập kho
4Bộ phận khoNhận hàng và kiểm hàngKhi nhân viên vận chuyển hàng hóa đến kho thì sẽ tiến hành kiểm tra số lượng hàng hóa đúng theo số lượng ghi trên phiếu nhập kho và hoá đơn nhận được khi mua từ nhà cung cấp
5Bộ phận khoNhập kho và ký tên xã nhậnSau khi kiểm tra hàng thì nhập kho và quản lý kho sẽ ký tên, đóng dấu vào phiếu nhập kho đã xác nhận nhập kho. Đồng thời gửi phiếu nhập kho cho kế toán.
6Kế toánLưu phiếu và ghi sổ kế toánSau khi nhận phiếu nhập kho, kế toán sẽ lưu giữ phiếu nhập kho và tiến hành nhập các thông tin vào hệ thống của công ty

3.3.3 Minh họa

  • (1) Chọn Tạo mới

  • (2) Chọn Công ty
  • (3) Thêm sản phẩm
  • (4) Chọn đơn vị tính cho sản phẩm

  • (5) Chọn nơi nhập hàng

  • (6) Nhập số lượng sản phẩm

  • (7) Lưu

3.4 – Quy trình xuất kho

3.4.1 – BPMN

3.4.2 – Đặc tả

STTĐối Tượng Thực HiệnHành ĐộngDiễn Giải
1Bộ phận bán hàngThông báo xuất kho theo đơn đặt hàngBộ phận mua hàng bắt đầu qui trình bằng việc thông báo bộ phận kho việc xuất kho theo đơn đặt hàng
2Bộ phận bán hàngThông tin sản phẩm cần xuấtBộ phận mua hàng gửi thông tin cụ thể về đơn đặt hàng từ khách hàng cho bộ phận kho
3Bộ phận khoLập phiếu xuất khoBộ phận kho dựa trên yêu cầu đặt hàng gửi từ bộ phận mua hàng lập phiếu xuất kho
4Bộ phận khoChọn sản phẩm cần xuất dựa trên phiếu xuất khoBộ phận kho chọn sản phẩm dựa trên phiếu xuất kho
5Bộ phận khoKiểm tra số lượng sản phẩmBộ phận kho tiến hành kiểm tra sản phẩm theo đơn đặt hàng có đủ số lượng hay không, nếu không đủ số lượng thì tiến hành gửi yêu cầu đến bộ phận mua hàng để đặt sản phẩm từ nhà cung cấp
6Bộ phận khoKý phiếu xuất khoBộ phận kho sau khi kiểm tra đủ số lượng sản phẩm sẽ tiến hành kí phiếu xuất kho
7Bộ phận kế toánNhận phiếu xuất khoBộ phận kế toán nhận phiếu xuất kho từ bộ phận mua hàng
8Bộ phận kế toánLưu thông tin vào sổ kế toánBộ phận kế toán tiến lưu thông tin vào hệ thống công ty
9Bộ phận khoVận chuyển sản phẩm theo đơn hàngBộ phận kho tiến hành vận chuyển sản phẩm theo đơn hàng

3.4.3 – Minh họa Odoo

  • (1) Nhận đơn đặt hàng từ khách hàng

  • (2) Liên hệ bộ phận kho, chọn sản phẩm cần xuất kho

  • (3) Tạo phiếu xuất kho

  • (4) Lưu

  • (5) In phiếu xuất kho

3.5 – Quy trình kiểm kho

3.5.1 – BPMN

3.5.2 – Đặc tả

STTĐối Tượng Thực HiệnHành ĐộngDiễn Giải
1Quản lí khoTạo phiếu kiểm khoBộ phận kho tạo phiếu kiểm kho
2Nhân viên khoNhận phiếu kiểm khoNhân viên kho nhận phiếu kiểm kho
3Nhân viên khoGhi lại số lượng thực tế sản phẩm cần kiểm có trong khoNhân viên kho ghi lại số lượng thực tế sản phẩm cần kiểm có trong kho
4Nhân viên khoGửi lại phiếu kiểm khoNhân viên kho gửi lại phiếu kiểm kho
5Bộ phận kế toánNhận phiếu kiểm khoBộ phận kế toán nhận phiếu kiểm kho
6Bộ phận kế toánLưu thông tin vào sổ kế toánBộ phận kế toán lưu thông tin vào sổ kế toán

3.5.3 –  Minh họa

  • (1) Tạo phiếu kiểm kho

  • (2) Chọn địa điểm kho cần kiểm

  • (3) Xác nhận kiểm kho

Kết thúc chương 3: Quy trình mua hàng.

Quy trình bán hàng (Sale Process)

Sales Process là một quy trình cơ bản nhưng không kém phần quan trọng trong hầu hết các doanh nghiệp, từ doanh nghiệp sản xuất đến doanh nghiệp thương mại.

Quy trình Sales bắt đầu từ việc thương lượng giữa doanh nghiệp với khách hàng, thực hiện cam kết mua bán, đến giao hàng, lập hóa đơn, và cuối cùng là nhận thanh toán hóa đơn từ khách hàng.

 

4.1 Quy trình bán hàng trên website

4.1.1 – BPMN

4.1.2 – Đặc tả

STT Đối Tượng Thực Tiện Hành Động Diễn Giải
1 Khách hàng. Xem các mặt hàng cần mua, hỏi đáp thắc mắc. Khách hàng vào trang web tiến hành xem hàng, nếu có thắc mắc hoặc cần tư vấn. có thể nhắn tin hỏi trực tiếp sẽ có nhân viên giải đáp.
2 Nhân viên. Giải đáp các thắc mắc của khách hàng. Nhân viên sẽ giải đáp các thắc mắc và tư vấn thêm về thông tin của sản phẩm khách hàng muốn đặt mua, nếu khách hàng quyết định chọn mua thì hướng dẫn sang bước thanh toán.
3 Khách hàng. Nhận phản hồi và quyết định mua hàng. Khách hàng quyết định lựa chọn mặt hàng và chọn mua.
4 Khách hàng. Không mua. Nếu sản phẩm không đáp ứng nhu cầu cũng như không phù hợp thì sẽ hủy và kết thúc.
5 Khách hàng. Đặt hàng Khi quyết định mua hàng khách hàng cần điền các thông tin cần thiết như địa chỉ, số điện thoại,họ và tên,….và chọn phương thức thanh toán. Sau đó tiến hành đặt hàng

4.2 – Quy trình báo giá cho khách hàng

4.2.1 BPMN

4.2.2 – Đặc tả

4.3 – Quy trình xác nhận đơn đặt hàng

4.3.1 – BPMN

4.3.2 – Đặc tả

4.3.3 – Minh họa

(1) Vào menu Bán hàng (2) Chọn Tạo (3) Chọn khách hàng, địa chỉ xuất hóa đơn, địa chỉ giao hàng (4) Chọn bảng giá (5) Chọn các sản phẩm (6) Nhập số lương (7) Chọn thuế cho sản phẩm (8) Chọn Lưu

   (9) Chọn gửi qua Email (10) Chọn Gửi (11) Chọn Xác nhận (12) Chọn Tạo hóa đơn (13) Chọn Tạo và xem hóa đơn (14) Chọn Vào sổ (15) Chọn Gửi và in (16) Chọn Gửi và in (17) Chọn Ghi nhận thanh toán (18) Chọn Xác nhận (19) Kết thúc

4.4 Quy trình tạo hóa đơn bán hàng

4.4.1 BPMN

4.4.2 Đặc tả

STTĐối Tượng Thực HiệnHành ĐộngDiễn Giải
1Khách hàngGửi yêu cầu tạo hóa đơn tới hệ thốngNgười mua tiến hành đặt hàng trên hệ thống Website của công ty và gửi yêu cầu tạo hóa đơn lên hệ thống
2Kế toán viênTiếp nhận yêu cầu / Phản hồi yêu cầuNhân viên bộ phận kế toán bắt đầu quy trình bằng việc tiếp nhận yêu cầu tạo hóa đơn từ phía khách hàng, đồng thời thông báo phản hồi đến khách hàng rằng hệ thống đã tiếp nhận yêu cầu
3Kế toán viênKiểm tra thông tin đặt hàngĐội ngũ tiến hành kiểm tra, rà soát thông tin đặt hàng của khách hàng dựa theo nhiều tiêu chí khác nhau về sự đúng đắn, đầy đủ của nguồn tin
4Kế toán viênĐưa ra kết luận không hợp lệNếu đơn hàng không cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết hoặc có những điểm không đạt tiêu chí sẽ bị đánh dấu không hợp lệ và kết thúc việc sử lí đơn hàng
5Kế toán viênĐưa ra kết luận hợp lệTrong trường hợp đơn hàng hợp lệ theo quy định thì hệ thống, đội ngũ sẽ đánh dấu đã hợp lệ và chuyển sang bước tiếp theo của quy trình
6Kế toán viênTạo hóa đơnBộ phận kế toán/kiểm toán tiến hành tạo hóa đơn cho khách hàng thông qua hệ thống ERP là Odoo
7Kế toán viênKiểm tra thông tin hóa đơnThực hiện công tác kiểm duyệt thông tin hóa đơn trước khi xuất
8Kế toán viên.Chọn hình thức thanh toánChọn hình thức thanh toán phù hợp theo nhu cầu, nguyện vọng của khách hàng dựa theo thông tin đã có được
9Kế toán viên.Gửi hóa đơnThực hiện gửi hóa đơn mua hàng đến tay người dùng
10Khách hàngTiếp nhận hóa đơnKhách hàng tiếp nhận hóa đơn mua hàng, quy trình kết thúc tại đây

4.4.3 – Minh họa

  • (1) Vào module “Kế toán”
  • (2) Chuyển đến thẻ “Khách Hàng”
  • (3) Nhấn chọn mục “Hóa đơn”

  • (4) Tiến hành điền thông tin hóa đơn và thông tin khách hàng
  • (5) Thêm các trường thông tin của sản phẩm được mua
  • (6) Nhấn nút “Xem Trước”.

  • (7) Chuyển đến thẻ “Bút toán phát sinh”
  • (8) Đưa vào thông tin Tài khoản tương ứng

  • (9) Chọn “Xem trước” nếu muốn xem trước hóa đơn, sau đó chọn “Ghi Nhận Thanh Toán” để tiến hành thanh toán
  • Hóa đơn xem trước như hình dưới

  • (10) Trong cửa sổ ghi nhận thanh toán hiện lên, chọn thông tin cho “Sổ nhật ký”
  • (11) Chọn phương thức thanh toán phù hợp
  • (12) Chọn các thông tin về “Tổng tiền”, “Ngày”, “Nội dung giao dịch”, sau đó nhấn chọn nút xác nhận.

  • (13) Sau khi xác nhận, sẽ cho ra kết quả đơn hàng đã thanh toán.

 

4.5 Quy trình thanh toán biên lai mua hàng

4.5.1 BPMN

4.5.2 Đặc tả

STT Đối Tượng Thực Hiện Hành Động Diễn Giải
1 Nhà Cung Cấp Gửi hóa đơn Nhà cung cấp bắt đầu quy trình bằng việc tiến hành gửi hóa đơn mua hàng đến doanh nghiệp
2 Kế toán viên Tiếp nhận đơn hàng Bộ phận kế toán, kiểm toán tiến hành nhận hóa đơn mua hàng được gửi từ nhà cung cấp sản phẩm
3 Kế toán viên Kiểm tra thông tin hóa đơn Thực hiện việc kiểm tra tính chuẩn mực của thông tin trên hóa đơn
4 Kế toán viên Đưa ra kết luận không lợp lệ Kết luận hóa đơn không hợp lệ nếu thông tin sai lệch, không chính xác
5 Kế toán viên Đưa ra kết luận hợp lệ Xác định hợp lệ khi thông tin được cung cấp chuẩn xác theo thực tế mua hàng
6 Kế toán viên Yêu cầu đính chính thông tin Trong trường hợp hóa đơn không hợp lệ, tiến hành gửi yêu cầu đính chính thông tin đến nhà cung cấp
7 Kế toán viên Chọn phương thức thanh toán Trong trường hợp hóa đơn hợp lệ, thực hiện việc chọn phương thức thanh toán phù hợp nhất
8 Kế toán viên Thanh toán đơn hàng Thực hiện các bước thanh toán phù hợp trên hệ thống Odoo
9 Nhà cung cấp Tiếp nhận thanh toán Trong trường hợp hóa đơn hợp lệ thì tiếp nhận thanh toán từ phía doanh nghiệp và kết thúc quy trình
10 Nhà cung cấp Xử lí phản hồi Trong trường hợp nhận được phẩn hồi từ phía doanh nghiệp, tiến hành xử lí phản hồi và đưa ra quyết định trả về cho doanh nghiệp

4.4.3 – Minh họa

  • (1) Vào module “Kế toán”
  • (2) Chuyển đến thẻ “Khách Hàng”
  • (3) Nhấn chọn mục “Hóa đơn”
  • (4) Tiến hành điền thông tin hóa đơn và thông tin khách hàng
  • (5) Thêm các trường thông tin của sản phẩm được mua
  • (6) Nhấn nút “Xem Trước”.
  • (7) Chuyển đến thẻ “Bút toán phát sinh”
  • (8) Đưa vào thông tin Tài khoản tương ứng
  • (9) Chọn “Xem trước” nếu muốn xem trước hóa đơn, sau đó chọn “Ghi Nhận Thanh Toán” để tiến hành thanh toán
  • Hóa đơn xem trước như hình dưới
  • (10) Trong cửa sổ ghi nhận thanh toán hiện lên, chọn thông tin cho “Sổ nhật ký”
  • (11) Chọn phương thức thanh toán phù hợp
  • (12) Chọn các thông tin về “Tổng tiền”, “Ngày”, “Nội dung giao dịch”, sau đó nhấn chọn nút xác nhận.
  • (13) Sau khi xác nhận, sẽ cho ra kết quả đơn hàng đã thanh toán.

4.5.3 – Minh họa

  • (1) Vào module “Kế toán”
  • (2) Di chuyển đến thẻ “Khách hàng”, Chọn mục “Hóa đơn”
  • (3) Nhấn nút “Tạo”
  • (4) Trong giao diện hiện lên, điền đầy đủ thông tin về Nhà cung cấp và các thông tin về Hóa đơn, Tiền tệ.
  • (5) Trong thẻ “Chi tiết hóa đơn”, chọn sản phẩm cần mua.
  • (6) Nhấn nút “Vào sổ” khi đã kiểm tra, cung cấp đầy đủ thông tin.
  • (7) Di chuyển đến thẻ ”Bút toán phát sinh”
  • (8) Điền đầy đủ các thông tin về “Tài khoản bút toán”
  • (9) Tại chuyên mục “Hóa đơn” hiện tại
  • (10) Nhấn chọn nút “Ghi Nhận Thanh Toán”
  • (11) Cửa sổ “Ghi nhận thanh toán” hiện lên.
  • (12) Chọn sổ nhật ký và phương thức thanh toán phù hợp
  • (13) Cung cấp thông tin về “Tổng tiền”, “Ngày”, “Nội dung giao dịch”
  • (14) Nhấn nút “Xác Nhận”
  • (15) Thu được kết quả hóa đơn “Đã Thanh Toán”.

4.6 Quy trình xử lý công nợ khách hàng

4.6.1 BPMN

4.6.2 Đặc tả

STTĐối Tượng Thực HiệnHành ĐộngDiễn Giải
1Khách hàngYêu cầu xử lí hoàn trả sản phẩm, hàng hóaBắt đầu quy trình khi khách hàng gửi yêu cầu hoàn trả sản phẩm vì một số lí do như sản phẩm bị lỗi, không như cam kết
2Kế toán viênTiếp nhận công nợ khác hàngBộ phận kế toán tiến hành tiếp nhận công nợ từ phía khách hàng
3Kế toán viênKiểm tra thông tinXác minh thông tin được khách hàng cung cấp để đưa ra quyết định phù hợp
4Kế toán viênTạo credit noteTrong trường hợp xác minh đã hợp lệ, thực hiện công tác tạo credit note
5Kế toán viênĐính chính thông tin cho khách hàngTrong trường hợp thông tin sai lệch, không đạt chuẩn, tiến hành gửi đính chính thông tin lại cho người mua
6Khách hàngTiếp nhận phản hồiTiếp nhận thông tin từ phía công ty và có phản hồi lại trong trường hợp cần thiết
7Khách hàngGửi trả hàng hóaKhách hàng tiến hành gửi trả hàng hóa lại cho doanh nghiệp theo quy định
8Kế toán viênXác nhận đã nhận sản phẩmKế toán viên xác nhận đã nhận sản phẩm từ khách hàng và cập nhật lên hệ thống
9Kế toán viênHoàn tiềnTiến hành hoàn tiền lại cho khách hàng theo như chính sách chăm sóc khách hàng của công ty
10Khách hàngNhận hoàn tiềnNgười mua nhận tiền được hoàn và kết thúc quy trình

4.6.3 – Minh họa

  • (1) Vào module “Bán Hàng”
  • (2) Chuyển tới thẻ “Đơn hàng”, Nhấn chọn mục “Đơn hàng”

  • (3) Trong màn hình hiện lên, nhấn chọn đơn hàng cần xử lý công nợ.

  • (4) Chọn mục “Hóa Đơn” trong màn hình tương ứng với đơn hàng bán.

  • (5) Nhấn chọn “Thêm Công Nợ Âm” ở màn hình tiếp theo.

  • (6) Hiện lên cửa sổ “Công nợ âm”
  • (7) Lựa chọn thông tin phù hợp cho các trường “Lý do”, “Ngày hoàn tiền”, “Chỉ định nhật ký dùng”
  • (8) Để hoàn tất giai đoạn nhấn nút “Đảo Ngược” ở dưới cùng góc trái của cửa sổ.

  • (9) Kiểm tra thông tin Công nợ.
  • (10) Để xem trước bản ghi Công Nợ có thể dùng để gửi đến khách hàng.
  • (11) Nhấn nút “Vào Sổ” để tiến hành ghi nhận.

Hình 10: Mẫu Xem Trước Bản Ghi Công Nợ.

  • (12) Để tiến hành thanh toán chọn “Ghi Nhận Thanh Toán”

  • (13) Xuất hiện cửa sổ “Ghi nhận thanh toán”
  • (14) Điền và chọn đầy đủ các thông tin cần thiết.
  • (15) Nhấn nút “Xác nhận” để kết thúc giai đoạn.

Ta được kết quả Công Nợ Khách Hàng đã được

 

4.7 – Quy trình giao hàng

4.7.1 – BPMN

4.7.2 – Đặc tả

STTĐối Tượng Thực HiệnHành ĐộngDiễn Giải
1ShipperNhận yêu cầu từ Order ManagerNhân viên giao hàng sẽ nhận yêu cầu giao hàng từ người quản lý đơn đặt hàng
2ShipperLấy sản phẩm và tiến hành giao hàngSau khi nhận yêu cầu từ Order Manager, Shipper sẽ tới kho lấy sản phảm và đi giao cho khách hàng
3ShipperHủy đơn hàngTrường hợp không liên lạc được với khách hàng, Shipper sẽ liên hệ cho Order Manager để tiến hành hủy đơn hàng
4ShipperNhận thanh toánNếu liên hệ được với khách hàng, Shipper nhận thanh toán và thực hiện quy trình hoàn thành đơn hàng
5Order ManagerNhận phản hồi từ ShipperOrder Manager sẽ tiếp nhận phản hồi từ Shipper để thu tiền về và hoàn tất đơn hàng hoặc hủy đơn hàng trên hệ thống Odoo

4.8 – Quy trình hoàn thành đơn hàng

4.8.1 – BPMN

4.8.2 – Đặc tả

STTĐối Tượng Thực HiệnHành ĐộngDiễn Giải
1ShipperNhận thanh toán và bàn giao lại tiềnSau khi nhận thanh toán từ khách hàng, Shipper mang tiền thanh toán đến cho Accountant
2AccountantNhận tiền và đánh dấu hoàn tất đơn hàngAccountant sau khi nhận được tiền sẽ đánh dấu hoàn tất đơn hàng trên Odoo và lưu các thông tin về thanh toán, biên nhận và thông tin đơn hàng để hệ thống xác nhận đơn hàng đã hoàn tất

4.9 – Quy trình hủy đơn hàng

4.9.1 – BPMN

4.9.2 – Đặc tả

  • Người tham gia chính: Shipper, Order Manager.
  • Nội dung: Order Manager nhận được yêu cầu hủy đơn hàng sẽ tiến hành kiểm tra thông tin của đơn hàng trên hệ thống và so sánh với thông tin đơn hàng Shipper nhận được. Nếu thông tin không đúng, Order Manager liên hệ với Shipper để tiến hành giao lại đơn hàng. Nếu thông tin chính xác, Order Manager liên hệ Shipper mang hàng về lại kho và tiến hành gửi email và tin nhắn hủy đơn hàng tới khách hàng.
STTĐối Tượng Thực HiệnHành ĐộngDiễn Giải
1Order ManagerNhận yêu cầu hủy đơn hàngOrder Manager nhận được yêu cầu hủy đơn hàng sẽ tiến hành kiểm tra thông tin của đơn hàng trên hệ thống và so sánh với thông tin đơn hàng Shipper nhận được
2Order ManagerYêu cầu giao lại hàngNếu thông tin không đúng, Order Manager liên hệ với Shipper để tiến hành giao lại đơn hàng.
3Order ManagerYêu cầu mang hàng về kho và hủy đơn hàng trên Odoo

Nếu thông tin chính xác, Order Manager liên hệ Shipper mang hàng về lại kho và hủy đơn trên Odoo đồng thời tiến hành gửi email và tin nhắn hủy đơn hàng tới khách hàng.

 

Quy trình sản xuất

Updating,,,

Quản trị mối quan hệ khách hàng (CRM)

Quản lý quan hệ khách hàng hay CRM là một phương pháp giúp các doanh nghiệp tiếp cận và giao tiếp với khách hàng một cách có hệ thống và hiệu quả, quản lý các thông tin của khách hàng như thông tin về tài khoản, nhu cầu, liên lạc và các vấn đề khác nhằm phục vụ khách hàng tốt hơn. Hãy cùng tìm hiểu CRM trong chương 7.

>>> Tìm hiểu chi tiết CRM: CRM là gì – Suitecrm là gì? – Hướng dẫn cài đặt và sử dụng Suite CRM cơ bản

4.9 – Quy trình chăm sóc khách hàng

4.9.1 – BPMN 

4.9.2 – Đặc tả

STTĐối Tượng Thực HiệnHành ĐộngDiễn Giải
1Nhân viên CRM.Nhận thông tin khách hàng tiềm năng từ hệ thống.Sau khi khách hàng đăng ký nhận Ebook về thiết kế nội thất email của khách hàng sẽ tự động xuất hiện trong giai đoạn 1: lead của hệ thống CRM.
2Nhân viên CRM.Gởi email khảo sát.Sau khi nhận thông tin từ hệ thống, nhân viên CRM tiến hành gởi email khảo sát nhu cầu của khách hàng để biết khách hàng có thực sự đang cần mua nội thất thật hay không
3Khách hàng.Nhận email và phản hồi.Sau khi nhận email khảo sát khách hàng nếu có nhu cầu thật sự sẽ phản hồi qua email.
4Nhân viên CRM.Chuyển khách hàng sang giai đoạn 2: cơ hôi và gọi điện tư vấn giải pháp.Khi khách hàng phản hồi là có quan tâm thực sự tới sản phẩm, Nhân viên CRM sẽ gọi điện tư vấn trực tiếp giải quyết vấn đề cho khách hàng và hẹn khách hàng gặp mặt trực tiếp để xem sản phẩm phù hợp và sẽ được tư vấn chi tiết.
5Khách hàng.Nhận cuộc gọi và phản hồi.Khách hàng nhận cuộc gọi từ nhân viên CRM để nghe tư vấn lịch hẹn và phản hồi.
6Nhân viên CRMTư vấn cho khách hàng tại văn phòng công ty.Sau khi khách hàng đồng ý gặp mặt, nhân viên chuyển khách hàng sang giai đoạn 3 Gặp mặt và tư vấn trực tiếp, sau đó tiến hành tư vấn trực tiếp cho khách hàng tại văn phòng.
7Nhân viên CRMĐàm phán và ký kếtSau khi tư vấn , nếu giao dịch đủ điều kiện (giai đoạn 4) , nhân viên CRM sẽ tiến hành lập bảng hợp động in ra và xác nhận chữ ký với khách hàng (giai đoạn 5)
8Nhân viên CRM, ShipperGiao hàng và nhận thanh toánQuy trình giao hàng.
9Nhân viên CRMHỗ trợ sau khi muaNếu quá trình giao hàng và thanh toán thành công, nhân viên CRM chuyển khách hàng sang giai đoạn 6: Giao dịch thành công và gởi email hướng dẫn khách hàng sử dụng sản phẩm sau khi mua.

4.9.3 – Minh họa odoo

Bước 1 : Vào phân hệ CRM chọn khách hàng đang ở giai đoạn 1.

Bước 2 : Nhấp chọn “lên công việc” để lên kế hoạch cho hoạt động gởi email khảo sát.

  • Diễn giải mục Schedule Activity:

1: Chọn kiểu hoạt động là gởi email

2: Chọn deadline hoàn thành hoạt động

3: Tóm tắt mục đích gởi mail

4: Phân công hoạt động này cho nhân viên UIT.IS336.L11.2

5: Viết ghi chú cho hoạt động

6: Nhấn vào Ấn định để hoàn tất việc lên kế hoạch cho hoạt động.

  • Sau khi Chuyển khách hàng phản hồi là có nhu cầu thật sự thì chuyển khách hàng sang giai đoạn 2: Cơ hội.

Bước 3: Lên kế hoạch gọi điện cho khách hàng để hẹn gặp.

Nếu khách hàng đồng ý gặp mặt chuyển khách hàng sang giai đoạn 3: gặp mặt và tư vấn trực tiếp. Sau khi tư vấn nếu khách hàng đồng ý mua thì chuyển khách hàng sang giai đoạn 4: Giao dịch đủ điều kiện.

 Bước 4: Lên kế hoạch lập bảng hợp đồng và ký kết thỏa thuận mua hàng:

Sau khi ký kết hợp đồng mua bán xong, quá trình giao hàng và nhận thanh toán hoàn tất, khách hàng được chuyển sang giai đoạn 6: thành công.

Cuối cùng, gởi mail hướng dẫn sử dụng và bảo quản sau khi mua.

HƯỚNG DẪN LÀM AFFILIATE TỪ CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO CHO NGƯỜI MỚI BẮT ĐẦU !

Học cách làm thế nào kiếm $ từ số vốn 0 đồng với affiliate 

Những người muốn làm tiếp thị liên kết chuyên nghiệp
đều phải đọc bài viết này !. 

Không, cảm ơn tôi không muốn kiếm $ từ Internet
Chúng tôi làm gì? Liên hệ hỗ trợ qua Zalo Liên hệ hỗ trợ qua Fanpage Tham gia group Facebook hỗ trợ